A norma ISO 9001 é a norma de gestão mais adotada em todo o mundo. Ela pode ser aplicada por qualquer tipo organização, independentemente de seu porte e segmento. Quando bem implementada e seguida, pode trazer inúmeros benefícios para a empresa o que inclui processos melhores estabelecidos e seguidos, tomada de decisões mais assertivas, aumento da satisfação dos clientes, dentre uma série de outras. A adoção desta norma é uma decisão estratégica da alta administração e inclui alguns passos:

Passo 01: Conhecer e interpretar
Em primeiro lugar é preciso conhecer e saber interpretar os requisitos dessa norma. A norma ISO 9001 é uma norma internacional, escrita originalmente no idioma inglês e traduzida para centenas de países. No Brasil a ABNT (Associação Brasileira de Normas Técnicas) é a representante da ISO – International Organization for Standardization e fica responsável por essa tradução. Importante frisar que a norma passa por revisões de tempos em tempos e é necessário estar atento à revisão mais atual da norma vigente. No momento em que este artigo é escrito a norma encontra-se na versão 2015. Para ajudar na interpretação dos requisitos existe a oferta de vários cursos presenciais e online no mercado, além de inúmeros vídeos no youtube, artigos e livros que podem ajudar nessa tarefa.

Passo 02: Realizar uma análise de aderência
Conhecendo-se os requisitos da norma o próximo passo é verificar quais práticas da organização já atendem pelo menos alguns requisitos da norma. A norma ISO 9001 é uma norma que reúne boas práticas de gestão e por isso em muitos casos as empresas já possuem determinadas rotinas adequadas e aderentes aos requisitos da norma. Aqui, é o momento de deixar bem claro que a norma não estabelece como deve ser feito e sim, o que deve ser feito em termos de requisitos.

Passo 03: Planejar a implantação dos requisitos
Conhecendo-se a norma e tendo realizado a análise de aderência chegou a hora de planejar como as exigências da norma serão atendidas. Em alguns casos pode ser necessário apenas adequar algumas práticas, mas como cada um dos itens da norma será cumprido precisa ser determinado. Uma dica é elaborar uma tabela que contenha para cada item e subitem da norma se este é atendido, como é atendido e/ou que é preciso para atende-lo, ou seja qual ação precisa ser implementada para estar conforme com os requisitos da norma. Definidas as ações, não se pode esquecer de estabelecer prazos e responsáveis pela execução dessas ações.

Passo 04: Acompanhar
Com o plano de ação em mãos é importante definir quem irá acompanhar e validar cada uma das ações definidas. Medir o avanço de conclusão através de percentuais e gráficos é uma excelente boa prática e ajuda muito a todos da organização a entender o andamento do projeto. Em algumas empresas um líder ou uma comissão para realizar a gestão desse projeto de implantação da ISO 9001 é determinado.

Passo 05: Avaliações parciais e auditoria interna
Recomenda-se que algumas avaliações parciais da implantação sejam realizadas em alguns momentos. Duas dessas avaliações parciais são suficientes quando cerca de 30 e 70% do projeto esteja concluído. Pode ser usada a mesma tabela do passo 03 para esse propósito. Por fim, virá um item mandatório da norma que precisa ser executado. Trata-se da auditoria interna que, segundo a ISO 9001, deve ser realizada a intervalos planejados (e precisa anteceder uma auditoria de certificação).

Passo 06: Ajustes e avaliação final
Passada a auditoria interna é hora de analisar e avaliar a necessidade de ações corretivas e/ou de melhorias para garantir o pleno funcionamento do sistema.

Pronto! O sistema de gestão da qualidade está implementado e agora precisa ser mantido. Caso a organização deseje obter uma certificação e reconhecimento internacional pode buscar uma certificadora para tal propósito.

Em tempo e antes de encerrar, vale colocar duas questões muito, mas muito importantes. Uma diz respeito à disseminação constante da cultura da qualidade e da importância da ISO 9001 para todos os colaboradores da empresa. A outra é com relação a se é possível implementar a norma sem a ajuda de uma consultoria. A resposta é sim, é possível. Entretanto, o esforço dispendido será muito maior e o fato de pouco conhecimento inicial por quem está começando com a ISO 9001 pode comprometer a interpretação correta de determinados requisitos, cometer erros na implantação e por conseguinte não alcançar a certificação, quando este for o propósito.

Bem, são muitos os benefícios da norma e sua implantação é possível para qualquer tipo de organização. Implante a ISO 9001 e obtenha diferencial competitivo!

Se quiser saber mais sobre como implementar a norma ou precisar de ajuda, acesse https://rrcgestao.com.br/implantacao-iso-9001.