Entendo que em determinadas situações na nossa organização quando documentamos certos procedimentos é importante compô-los seguindo um padrão e inserindo informações como definições, histórico de revisões, códigos, etc. Mas será que um mesmo padrão deve ser estabelecido para todo tipo de procedimento? Por vezes são atividades simples, que sim precisam ser padronizadas, mas onde é completamente desnecessário incluir extensos cabeçalhos e rodapés, lista com todas as últimas revisões realizadas, definições inapropriadas, referências vagas, etc, etc.

Tenho tido contato com documentos em que o número de páginas poderia ser reduzido em mais de 50% sem perda de valor se fossem expostas apenas informações relevantes que agregassem valor ao conteúdo. Desta forma, possuiriam maior facilidade de leitura e entendimento.

Outro ponto a ser considerado é que documentações difíceis de interpretar, com conteúdo inapropriado ao público para o qual foi escrito não servirá para absolutamente nada.

Portanto, descomplique! Uma das novidades da ISO 9001 é justamente o termo “informação documentada” e é sim possível manter um sistema de documentação organizado, apropriado e eficaz sem ter que criar um único modelo (engessado) onde coisas “inúteis” precisam estar especificadas para uma atividade simplista. Uma dica é usar sempre que apropriado, fotos e ilustrações, além de fluxogramas. Tudo vai depender do propósito. Acho que dá pra entender um pouco do que estou falando observando as imagens abaixo. Orientativas, simples e intuitivas. É claro que nem sempre precisa ser assim. Sucesso!