Antes mesmo de começarmos a falar sobre como padronizar os processos da empresa é preciso entender o que é um processo. De maneira simples, um processo é um conjunto de atividades devidamente interligadas que tem o propósito de transformar entradas em saídas. Ou seja, transformam algo em alguma coisa. Pode parecer besteira, mas é isso mesmo. Entenda-se como entradas as informações, documentos, determinadas matérias primas, etc. Estas entradas quando transformadas/processadas através de um conjunto de atividades tornar-se-ão produtos, um serviço prestado, um documento diferente…e por aí vai.
Benefícios da padronização
Toda empresa é constituída por vários processos. E cada processo pode ter uma ou mais pessoas envolvidas. Conhecer bem os processos e padronizar esses processos traz uma série de benefícios para a empresa. Dentre outros, podemos citar: melhorar a comunicação interna, definir os papéis e responsabilidades da equipe, garantir que os produtos ou serviços sejam entregues da mesma maneira.
Padronizar processos é essencial para toda organização que deseja se tornar mais organizada e controlada, o que pode gerar maior lucratividade. Sem contar que durante a padronização dos processos é possível perceber várias oportunidades de melhoria.
Formas de padronizar
Mas, como padronizar os processos? Existem algumas formas e aqui vamos comentar sobre duas delas. A primeira é através simplesmente dos mapas ou fluxogramas de processo. Já a segunda através de procedimentos documentados, também conhecidos como POP (procedimento operacional padrão) ou instruções de trabalho. Vale notar que é possível mesclar as duas formas.
Uma recomendação antes de começar a padronizar os processos da empresa é definir quais processos serão padronizados. Para isso, uma simples lista pode ser providenciada ou que é muito comum é a elaboração de um macrofluxo de processos contendo os principais processos do negócio e como estão interligados.
Processos podem ser explodidos em subprocessos. Por exemplo, para o processo comercial poderíamos ter um subprocesso definido como “orçamento” e outro como “venda”.
Definidos os processos é o momento de fato de iniciar a padronização. Se a opção é realizar a coisa de forma mais gráfica e visual usaremos os fluxogramas que são compostos por símbolos que irão representar as atividades, o início e fim do processo, possibilidades de caminhos a serem seguidos. Para desenhar cada processo é importante reunir as pessoas ou parte delas que realmente realizam as atividades. É preciso ouvi-las e entender suas considerações. Quando há divergências ou pessoas realizam atividades de forma diferente é preciso se chegar a um consenso.
Uma outra forma de padronizar processos é através do detalhamento em texto das atividades. É escrever o passo a passo de como determinado processo funciona.
Organize e treine os envolvidos
Depois de padronizar é possível, além de um título, codificar os documentos prontos e armazená-los eletrônica ou fisicamente em local apropriado. E não se deve esquecer que todas as pessoas precisam ser treinadas e os documentos finalizados estarem disponíveis para consulta.
Padronizar processos é garantir a uniformidade daquilo que é ofertado e como é ofertado para os clientes. É aumentar a satisfação destes e garantir muito mais controle interno. Padronize os processos e fortaleça os resultados do negócio.
Para conhecer mais sobre padronização e gestão de processos, acesse https://rrcgestao.com.br/melhoria-de-processos/. Também é possível se aprofundar mais no tema processos em https://www.abpmp-br.org/educacao/bpm-cbok/.
