Romero Lincoln

Simplifique a informação documentada da sua empresa

Entendo que em determinadas situações na nossa organização quando documentamos certos procedimentos é importante compô-los seguindo um padrão e inserindo informações como definições, histórico de revisões, códigos, etc. Mas será que um mesmo padrão deve ser estabelecido para todo tipo de procedimento? Por vezes são atividades simples, que sim precisam ser padronizadas, mas onde é completamente desnecessário incluir extensos cabeçalhos e rodapés, lista com todas as últimas revisões realizadas, definições inapropriadas, referências vagas, etc, etc.

Tenho tido contato com documentos em que o número de páginas poderia ser reduzido em mais de 50% sem perda de valor se fossem expostas apenas informações relevantes que agregassem valor ao conteúdo. Desta forma, possuiriam maior facilidade de leitura e entendimento.

Outro ponto a ser considerado é que documentações difíceis de interpretar, com conteúdo inapropriado ao público para o qual foi escrito não servirá para absolutamente nada.

Portanto, descomplique! Uma das novidades da ISO 9001 é justamente o termo “informação documentada” e é sim possível manter um sistema de documentação organizado, apropriado e eficaz sem ter que criar um único modelo (engessado) onde coisas “inúteis” precisam estar especificadas para uma atividade simplista. Uma dica é usar sempre que apropriado, fotos e ilustrações, além de fluxogramas. Tudo vai depender do propósito. Acho que dá pra entender um pouco do que estou falando observando as imagens abaixo. Orientativas, simples e intuitivas. É claro que nem sempre precisa ser assim. Sucesso!

Por Romero Lincoln 

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consultoria pode ajudar a sua empresa

Como uma consultoria pode ajudar a sua empresa

Como uma consultoria pode ajudar a sua empresa? De forma bem clara, uma consultoria em gestão empresarial tem como principal propósito auxiliar as organizações de qualquer porte ou segmento a potencializar seus resultados. A consultoria pode ter como foco tornar os processos mais eficientes e melhorar a qualidade da entrega do produto ou prestação do serviço. Pode estar voltada para melhorar o aspecto financeiro da empresa ou ter como foco as pessoas que compõem a mesma empresa.Toda ou quase toda empresa visa crescimento e obter lucratividade no negócio. Por isso, precisam estar em constante desenvolvimento. O papel de uma empresa de consultoria é auxiliar neste sentido.

Uma empresa de consultoria é composta de consultores e eles têm a missão de mostrar novos caminhos/oportunidades a seguir, replicar métodos, ferramentas e estratégias de sucesso. É papel dela permitir que aqueles que compõem o negócio possam refletir onde e como performar melhor. Porém, sem o poder de tomada de decisão e execução.

A contratação de uma empresa de consultoria, de fato, pode ajudar sua empresa, pois irá suprir alguma deficiência que um negócio possui e que nem sempre pode estar visível. Logo, toda consultoria séria inicia-se com um diagnóstico preliminar que irá identificar o quê, como e onde deve ser melhorado. Os investimentos variam de acordo com as soluções ofertadas, mas a verdade é que pode ser muito mais barato buscar ajuda externa do que contratar um time inteiro de especialistas.

O que deve se estar bem claro é que o consultor não executa tarefas. Ele analisa a situação atual e riscos inerentes e orienta quanto às oportunidades para de melhoria.

E que profissional ou empresa escolher? Bem, muito cuidado nessa hora. Sem querer tirar o mérito de alguém, há de se concordar, que para poder contribuir com soluções eficazes que realmente tragam resultados, elas já precisam ter sido vivenciadas ou testadas. O profissional precisa ter experiência de mercado, ter passado por situações reais que o tenham preparado para enfrentar diferentes situações e de preferência por vários segmentos de empresa. É evidente que um consultor precisa ter expertise, por isso, fica aqui uma dica: não adianta uma empresa de consultoria ter 10 ou 20 anos de mercado e designar para o seu projeto um consultor com perfil de recém formado, não pelo menos a depender do nível de complexidade e necessidade de melhoria da sua empresa.

Concluindo, procure uma empresa e profissionais sérios e provavelmente a empresa obterá resultados com o trabalho de consultoria.

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Autor: Romero Lincoln

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Entendendo a ISO 9001

Entendendo o que é a ISO 9001

Entendendo o que é a ISO 9001

 

A norma ISO 9001 é a norma de gestão mais conhecida e adotada pelas organizações de todo o mundo. A norma contém requisitos a serem implantados pelas empresas com o objetivo principal de atender de maneira consistente os requisitos dos clientes e ainda aumentar a satisfação destes, mas não é só isso.

Seguir o que indica a norma permitirá tornar a empresa mais eficiente, organizada e controlada, atingindo assim, melhores resultados para o negócio. Faz muito sentido dizer que na verdade, a norma ISO 9001 é um conjunto de boas práticas de gestão que quando devidamente implementadas trarão enormes benefícios para as instituições.

Os requisitos da norma ISO 9001 podem ser aplicados por qualquer tipo de organização, independentemente do seu porte, segmento, produto ou serviço ofertado.

Quando devidamente implementados os requisitos da ISO 9001, as empresas podem ao seu critério (ou às vezes por exigência do mercado) buscar uma certificação, que se alcançada possuirá reconhecimento internacional. Neste último caso será necessário que uma auditoria externa realizada por um organismo certificador seja conduzida.

E implementar a norma é algo complicado? Não e não tornará a empresa burocrática como alguns podem pensar. O que é preciso é disposição. Vale aqui ressaltar que a norma não exige especificidades quanto ao como fazer ou implementar cada um dos requisitos, apenas indicando o que deve ser feito. Caso optem, as empresas podem contar ainda com o suporte de consultorias especializadas na implantação da ISO 9001.

Implementar a ISO 9001 é fortalecer o negócio para crescer de forma sólida e estruturada.

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Por que a Gestão de Processos?

Por que a Gestão de Processos?

Processos claros e bem estabelecidos são fundamentais para que as organizações alcancem melhor desempenho. Importante também ressaltar que os processos do negócio devem estar completamente alinhados com as estratégias estabelecidas pela empresa.

Um processo é um conjunto de atividades devidamente sequenciadas, atividades essas que devem ser executadas por determinados responsáveis. Toda empresa possui processos, mas para que a empresa possa usufruir o máximo deles uma boa gestão é essencial.

É aí que entra a gestão de processos. As empresas que adotam este modelo têm maior chance de se tornarem mais eficientes, controladas e organizadas, além de minimizar desperdícios e entregar produtos e serviços aos seus clientes com maior qualidade.

Ao contrário do que muitos pensam a gestão de processos é muito mais do que desenhar (ou mapear) processos. A gestão de processos é algo que envolve uma visão sistêmica do negócio. Grande parte dos processos da empresa estão interligados, todos os processos possuem entradas e saídas e normalmente a saída de um é entrada para outro. Imagine um sistema de engrenagens. Pois é, elas estão interligadas e um engrenagem junta a outras é que permite o perfeito funcionamento de algo. É assim nos negócios…o sucesso vem com cada processo sendo muito bem executado.

A gestão de processos está muito relacionada com o ciclo PDCA. Um verdadeiro gerenciamento dos processos vai envolver as seguintes etapas:

Planejamento: onde será necessário estabelecer, mapear e desenhar os processos (normalmente através de fluxogramas);

Execução: é a implantação na prática do processo como ele deve ser e após devida capacitação das pessoas envolvidas;

Verificação: momento de analisar e avaliar os resultados demonstrados pelos processos o que deve ser feito através de indicadores previamente determinados e monitorados;

Melhoria: baseado nos resultados dos indicadores, os processos devem estar constantemente sendo aperfeiçoados. Lembrando que estamos falando de melhorar a eficiência e a eficácia, assim como otimizar recursos e eliminar perdas e desperdícios. Todas essas questões devem ser consideradas.

Adote a gestão de processos e os negócios e resultados prosperarão.

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