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Romero Lincoln

PDCA e a rotina

PDCA: a chave para a evolução contínua dos processos da empresa

No mundo dos negócios, a busca pela excelência e melhoria contínua são imprescindíveis para se manter competitivo no mercado. Para alcançar esse objetivo é fundamental adotar metodologias eficientes que viabilizem a identificação e solução de problemas e que também permitam a implementação de melhorias constantes. Nesse contexto, o ciclo PDCA se destaca como uma poderosa ferramenta de gestão para auxiliar as empresas no seu desenvolvimento. O PDCA pode ser aplicado de várias formas numa organização, mas aqui vamos destacar a sua atuação junto aos processos da empresa.

 

O PDCA, que significa Plan (Planejar), Do (Executar), Check (Verificar) e Act (Agir) é uma metodologia composta de um ciclo de quatro etapas interligadas, desenvolvida pelo estatístico e consultor de gestão W. Edwards Deming e que ganhou ampla aceitação e aplicação em empresas de diversos setores ao redor do mundo por sua eficácia e simplicidade.

 

APLICANDO AOS PROCESSOS

A primeira etapa do ciclo PDCA é o planejamento (Plan), onde são estabelecidos os objetivos, metas e planos de ação para a melhoria dos processos. Nessa fase, é essencial analisar os processos existentes e definir o que se busca encontrar em termos de resultados desejados. Um planejamento adequado e bem-feito é crucial para direcionar os esforços e recursos de forma consciente, e deve levar em conta prazos e restrições que possam afetar a implementação das melhorias para garantir que as metas estabelecidas sejam factíveis.

 

Após o planejamento, entra em cena a segunda etapa do ciclo PDCA: a execução (Do). Nessa fase, os planos e estratégias definidos anteriormente são colocados em prática. É importante destacar que a execução dessa fase deve ser realizada de forma controlada e documentada, a fim de garantir que todas as atividades sejam executadas conforme planejado e de maneira consistente. Para facilitar o controle, é recomendável que sejam utilizadas ferramentas de gestão visual, como fluxogramas, checklists e indicadores de desempenho, para facilitar o acompanhamento das atividades realizadas. Não se pode esquecer de capacitar as pessoas na forma como os processos devem ser executados. É nesse momento que, de fato, ocorre a implementação de mudanças e melhorias nos processos.

 

Uma vez que a execução tenha sido concluída, é hora de verificar (Check) os resultados obtidos. Nessa terceira etapa do ciclo PDCA, é realizado um monitoramento minucioso para avaliar se as metas estabelecidas foram atingidas e se as melhorias implementadas estão trazendo os resultados esperados. Para a verificação, é fundamental fazer uso de indicadores de desempenho e realizar análises comparativas através de ferramentas como gráficos de controle e relatórios para comparar os resultados obtidos com as metas definidas. Identificar possíveis desvios e áreas de oportunidades de melhoria adicionais também é importante.

 

Com base nas informações obtidas na etapa de verificação, é chegada a hora de agir (Act). Nessa última etapa do ciclo, são tomadas ações corretivas para corrigir eventuais problemas identificados e corrigir a situação, evitando que problemas se repitas no futuro. Essas ações podem incluir revisão de procedimentos, treinamento dos colaboradores, mudanças na infraestrutura, entre outras. Ao fim da fase “Act”, é registra-se todo o aprendizado adquirido durante o processo para que ele possa ser utilizado em futuras melhorias, além de se disseminar as melhores práticas identificadas durante o ciclo, para que elas sejam padronizadas e se tornem parte dos procedimentos rotineiros da empresa.

 

CICLO CONTÍNUO

Uma vez concluída a etapa de ação, o ciclo PDCA se reinicia, retornando à etapa de planejamento. Esse ciclo contínuo de planejar, fazer, verificar e agir permite que as empresas se desenvolvam constantemente, identificando problemas, implementando melhorias e buscando a excelência operacional de forma sistemática e organizada.

 

O ciclo PDCA não se trata apenas de um ciclo contínuo de melhoria, mas também de um processo de aprendizagem organizacional por parte de todos os colaboradores envolvidos. Cada ciclo concluído proporciona novos conhecimentos e experiências que podem ser aplicados para impulsionar a evolução constante dos processos empresariais. É uma abordagem iterativa que busca aperfeiçoar cada vez mais as práticas internas, tornando-as mais eficientes, eficazes e alinhadas com as necessidades do mercado e dos clientes.

 

PDCA em TUDO!

Além de sua aplicação direta nos processos empresariais, o ciclo PDCA pode ser utilizado em diferentes níveis e áreas da organização. Pode ser aplicado desde a gestão estratégica, com o planejamento de metas e ações para a visão de longo prazo da empresa, até a gestão operacional, com a otimização dos processos produtivos e de entrega de produtos e serviços. O PDCA também pode ser utilizado em projetos específicos, permitindo um acompanhamento sistemático e uma correção de maneira ágil.

 

Uma das principais vantagens do ciclo PDCA é a sua simplicidade e facilidade de implementação. Não é necessário um grande investimento em recursos ou tecnologias complexas para começar a aplicar a metodologia. Com uma equipe engajada e o uso de ferramentas básicas de gestão é possível colher resultados significativos e ótimas soluções. Vale ressaltar que, uma vez que o ciclo promove uma cultura de melhoria contínua, com sua implantação junto aos colaboradores, estes se sentem mais motivados a buscar formas de aprimorar seus processos de trabalho, construindo um ambiente organizacional moldado no aprendizado e em melhorias contínuas.

 

Em resumo, o ciclo PDCA é uma poderosa ferramenta de gestão que proporciona a evolução constante dos processos empresariais e pode ser aplicado em diversos outros meios. Ao planejar, executar, verificar e agir de forma cíclica, as empresas podem aprimorar seus resultados, reduzir desperdícios e alcançar a excelência operacional. Portanto, o PDCA é a chave para evoluir e aprimorar constantemente os processos empresariais rumo ao sucesso. Se não utiliza, comece agora!

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Acompanhamento e monitoramento de indicadores para tomada de decisão

Medir para gerenciar: indicadores para tomada de decisão

A utilização de indicadores de performance, conhecidos como KPIs (Key Performance Indicators), é fundamental para o sucesso das empresas, uma vez que não se gerencia (no mínimo, de forma assertiva) o que não se mede. Os KPIs são ferramentas que permitem medir e monitorar a efetividade de ações, estratégias, processos e projetos, possibilitando a avaliação dos resultados obtidos em relação aos objetivos definidos.

 

Entretanto, é importante ressaltar que apenas medir não é suficiente. É necessário avaliar de maneira precisa os indicadores levantados, buscando compreender as razões para o resultado não alcançado e um plano de ação para reverter os números. Existem algumas ferramentas que falaremos.

Outro ponto muito importante é que os indicadores precisam ser claros e sempre deve existir uma meta, sempre.

 

VÁRIAS RAZÕES PARA IMPLEMENTAR AS MEDIÇÕES

Existem diversas razões para implementar um sistema de indicadores na empresa. Eles podem possibilitar melhoria da eficiência e efetividade dos processos, a identificação de oportunidades de melhorias, o aumento da produtividade, a redução dos custos, a identificação de problemas e a tomada de decisões baseadas em dados concretos. Além disso, a utilização de KPIs pode permite alinhamento com as metas e objetivos estratégicos do negócio.

 

NÃO DEIXE DE MEDIR

Para medir e controlar os indicadores, é possível utilizar sistemas informatizados que permitem o monitoramento em tempo real dos resultados, bem como a geração de relatórios automáticos. Entretanto, é possível também medir e controlar através de ferramentas mais simples, como planilhas de Excel. O importante é que os indicadores sejam definidos de forma clara e objetiva, que os dados sejam atualizados periodicamente e que a análise dos resultados seja realizada de forma sistemática e criteriosa.

 

EXEMPLOS DE INDICADORES

Quer alguns exemplos de indicadores de performance que podem ser estabelecidos em diferentes áreas da empresa? Aí vão alguns, mas lembre-se que empresas e processos são diferentes e por isso é necessário avaliar bem o que será medido e se realmente faz sentido em cada negócio. De qualquer forma vamos lá, separando-os por áreas:

  • Financeira: faturamento, margem de lucro, retorno sobre o investimento (ROI), índice de endividamento, custo fixo total, rentabilidade dos produtos, fluxo de caixa, entre outros.
  • Recursos Humanos: turnover, absenteísmo, satisfação dos funcionários, tempo médio de contratação, treinamentos realizados, índice de capacitação, entre outros.
  • Marketing: conversão de leads, número de visitas no site, taxa de rejeição, custo de aquisição por cliente (CAC), lifetime value (LTV), número de downloads de materiais, entre outros.
  • Produção: taxa de defeitos, tempo médio de produção, taxa de refugo, eficiência da produção, índice de produtividade, tempo médio entre manutenções, entre outros.
  • Atendimento ao cliente: tempo médio de espera, taxa de resolução no primeiro contato, número de reclamações, índice de satisfação do cliente, número de atendimentos realizados, entre outros.

 

Novamente, cuidado! A escolha dos indicadores a serem utilizados deve ser realizada com cautela e avaliação cuidadosa dos objetivos, processos e atividades da empresa. É importante que os indicadores escolhidos sejam relevantes e mensuráveis, para que possam ser monitorados e avaliados de forma precisa.

Lembre-se também que os indicadores escolhidos podem ser atualizados de acordo com as mudanças do mercado e do ambiente interno da organização.

 

DEPOIS DE MEDIR, ANALISAR O QUE SERÁ MELHORADO

Quando os resultados desejados não são alcançados, é importante identificar as razões. Nesse sentido, ferramentas de análise de causa, como “5 porquês” e o Diagrama de Ishikawa (ou Diagrama de Espinha de Peixe), são úteis.

A técnica dos “5 porquês” consiste em fazer perguntas sucessivas para entender a causa raiz do problema. A ideia é continuar perguntando “Por quê?” até que se chegue à causa fundamental do problema, ou seja, até que não se tenha mais resposta. Por exemplo, se a meta de vendas não foi alcançada, perguntar “Por que não atingimos a meta de vendas?”. E continuar perguntando “Por que?” até que se chegue à causa raiz do problema.

Já o Diagrama de Ishikawa é uma técnica que ajuda a identificar todas as possíveis causas do problema, dividindo-as em categorias, como pessoas, método, máquinas e outras. Essa técnica ajuda a visualizar de forma clara e estruturada todas as possíveis causas do problema e a identificar as mais relevantes.

Bastante comum também é a análise de Pareto, que de forma resumida busca identificar as causas dos problemas mais recorrentes na empresa, a fim de priorizar esforços para a solução dos mesmos.

Essas técnicas podem ser aplicadas individualmente ou em conjunto durante a análise dos indicadores. Com as causas levantadas o passo seguinte é definir um plano de ação para que se atue diretamente na causa raiz. Assim se conseguirá reverter os resultados não desejados.

 

NÃO DEIXE DE FAZER

Em resumo, implementar uma gestão de indicadores é essencial para o sucesso das empresas, uma vez que permite a medição e o monitoramento dos resultados. Permite também a identificação de oportunidades de melhoria e a tomada de decisões baseadas em dados concretos. A utilização de sistemas informatizados para tudo isso é uma opção, mas é possível também utilizar ferramentas mais simples. Só não deixe de medir.

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Indicadores discutidos numa reunião de consultoria

Consultoria de Gestão Empresarial e os benefícios para a empresa

Por que contratar uma consultoria de gestão?

Uma consultoria de gestão empresarial é uma solução valiosa para as empresas que buscam melhorar seu desempenho e alcançar seus objetivos. Uma consultoria envolve a colaboração entre especialistas em gestão de negócios e a empresa, com o objetivo de identificar problemas dos mais variados e oferecer soluções eficazes. A seguir são citadas algumas questões que podem ser resolvidas com uma consultoria.

Falta de estratégias

Uma das principais questões enfrentadas pelas empresas é a falta de uma estratégia clara e coerente. Muitas vezes, as empresas se concentram em suas operações diárias e esquecem de pensar em como alcançar seus objetivos a médio e longo prazo. Isso pode levar a decisões erradas e a perda de oportunidades de crescimento. A consultoria de gestão empresarial pode ajudar as empresas a desenvolver uma estratégia clara e eficaz, formatando e estruturando um planejamento estratégico.

Empresa mal organizada

Outro problema comum enfrentado pelas empresas é a falta de organização e eficiência interna. Muitas vezes, as empresas não têm uma estrutura clara e eficiente de trabalho, o que pode afetar sua capacidade de alcançar seus objetivos e de satisfazer as necessidades de seus clientes. A consultoria de gestão empresarial pode ajudar as empresas a melhorar a organização interna, identificando pontos fracos e fornecendo soluções eficazes para melhorar a eficiência e eficácia.

Falta de padronização

A padronização de processos também é fundamental para o sucesso de uma empresa. Muitas vezes, as empresas não têm processos claros e consistentes, o que pode afetar sua capacidade de entregar produtos e serviços de qualidade. Uma empresa de consultoria especializada pode ajudar a estabelecer processos claros e eficientes, melhorando sua capacidade de entregar resultados de alta qualidade e com alta performance.

Descreve profissionais comemorando resultados conquistados com a ajuda de uma consultoria de gestão empresarial.

O que mais é possível

Também é possível com o auxílio de uma consultoria de gestão explorar oportunidades de crescimento e inovação. Isso pode ajudar as empresas a se destacarem em seu mercado e a alcançar os objetivos pretendidos.

Além de solucionar problemas estratégicos, a consultoria de gestão empresarial também pode oferecer outros benefícios valiosos para o sucesso da empresa. Por exemplo, pode ajudar a empresa a identificar gargalos e desperdícios, o que pode resultar em uma redução de custos e aumento de lucros. A consultoria também pode ajudar a empresa a identificar novas oportunidades de mercado, expandir sua base de clientes e aumentar sua presença online.

Uma empresa de consultoria pode ajudar a empresa a desenvolver sua cultura organizacional e a melhorar a satisfação interna de seus colaboradores. Isso pode levar a um ambiente de trabalho mais positivo e a uma equipe mais unida e motivada. A satisfação dos funcionários também pode aumentar sua produtividade e ajudar a empresa a obter inúmeros ganhos.

A consultoria de gestão empresarial pode ser personalizada de acordo com as necessidades e objetivos de cada empresa. Os consultores trabalham em estreita colaboração com a empresa para entender sua situação atual e identificar áreas de melhoria. Em seguida, eles desenvolvem soluções específicas e ajudam a empresa a implementá-las de maneira eficaz.

Conclusão

Em resumo, a consultoria de gestão empresarial é uma solução valiosa para as empresas que buscam melhorar seu desempenho e obter sucesso. Ela pode realmente ser muito útil em ajudar a empresa a solucionar problemas estratégicos, aumentar sua eficiência operacional, identificar novas oportunidades de mercado e desenvolver sua cultura organizacional. Se você é um empresário que busca melhorar seu negócio, considere a parceria com uma empresa de consultoria de gestão empresarial como uma opção viável e eficaz.

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Gestão de Processos: abordagem essencial para alcançar a eficiência empresarial

Ter sucesso em um negócio requer muito mais do que apenas ter uma boa ideia ou um produto inovador. Para qualquer empresa é necessário possuir uma abordagem sólida e eficiente da gestão. E dentre as várias áreas da gestão, a gestão dos processos do negócio é talvez a mais importante para garantir este sucesso.

Muitas empresas enfrentam desafios devido a processos ineficientes, falta de controle e desorganização. Isso pode resultar em atrasos, erros, perda de clientes e, em casos graves, até mesmo falência. Uma boa gestão dos processos ajuda a garantir a eficiência e a eficácia dos processos internos da empresa, o que, por sua vez, pode ajudar a alcançar sucesso e crescimento desejado.

Mas, afinal, o que é gestão de processos?

Em resumo, é a abordagem sistemática e metodológica de identificar, mapear, monitorar e otimizar processos (conjunto de ativades) internos da empresa. Isso envolve uma análise detalhada dos processos atuais, a identificação de pontos de melhoria e a implementação de soluções para torná-los mais eficientes. A gestão de processos permite às empresas identificar problemas com mais facilidade, tomar decisões mais assertivas e se manter em constante melhoria.

Como começar?

A gestão de processos começa com a identificação clara e documentação dos processos internos da empresa. Isso envolve descrever de forma detalhada cada etapa do processo, identificar responsabilidades e mapear fluxos de informações. Isso não só ajuda a garantir a consistência e a transparência, mas também facilita o monitoramento e a avaliação dos processos. A documentação detalhada também permite que as empresas implementem mudanças rapidamente e sem dificuldades, já que todos os envolvidos têm acesso a informações claras e precisas.

E depois?

Depois de mapear os processos, é hora de analisá-los em busca de pontos de melhoria. Isso envolve avaliá-los, identificar gargalos e buscar soluções para torná-los mais eficientes. Algumas ferramentas são utilizadas nesse momento. A gestão de processos também pode incluir a automação de tarefas repetitivas, a eliminação de etapas desnecessárias e a implementação de novas tecnologias para melhorar a eficiência.

Outro aspecto importante da gestão de processos é o controle. Isso envolve monitorar constantemente os processos, avaliar sua eficiência e identificar pontos de melhoria. Além disso, é importante ter um sistema de feedback eficaz para garantir que as sugestões de melhoria sejam ouvidas e aplicadas.
Possuir dentro da organização uma efetiva gestão de processos pode se a chave que falta para conquistar tudo que se deseja.

Quer saber mais? Acessa https://rrcgestao.com.br/melhoria-de-processos.

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Planejamento estratégico: o fator indispensável para obter um negócio de sucesso

Imagine só um arquiteto. Uma figura que é responsável por fazer todo o planejamento de uma construção, desde criar plantas, espaços internos e externos, verificar a funcionalidade de todos os ambientes, definir todos os materiais necessários e até propor as melhores soluções para seus clientes. Você contrataria um arquiteto que não analisa e nem planeja o local antes de iniciar o desenho do ambiente? Você não confiaria que o trabalho iria ficar condizente com a realidade e que o resultado final fosse ficar como o esperado, não é?

O mesmo ocorre com planejamento estratégico de uma empresa. Não há como ter certeza ou ao menos confiar que aquela determinada meta irá ser alcançada se não traçar uma estratégia para de fato atingi-la no período imaginado. É a partir do planejamento estratégico prévio que etapas e meios a se seguir serão pensados e planejados para atingir os objetivos almejados do seu negócio, sejam eles a curto, médio ou longo prazo. Vale ressaltar que tudo deve ser planejado de forma coerente para que se obtenha uma execução assertiva.

Não é mistério para ninguém que todo gestor sonha em ter a sua empresa num alto patamar de sucesso e, para isso, é necessário seguir uma série de tarefas que estão presentes no planejamento estratégico. Mesmo porque, um dos primeiros tópicos que precisa estar bem definido é onde você almeja chegar e como você planeja chegar. Dessa maneira, toda e qualquer organização deve ter em sua estrutura um bom, bem aplicado e bem acompanhado plano de estratégias.

Definir a visão e missão da empresa, analisar os cenários existentes, definir objetivos claros e concisos, analisar a concorrência, construir um plano de ação com estratégias práticas e reais e definir indicadores de acompanhamentos são as principais tarefas compostas dentro da elaboração deste plano.

Visto isso, para que não haja consequências negativas internas e externas ligadas a empresa, é de suma importância que o plano não seja feito de maneira inexperiente, aleatória, irresponsável ou na base da tentativa e do erro.

Acompanhe abaixo a sequência ideal para aplicar o plano de forma objetiva e benéfica para o seu negócio:

Análise de cenários ➡ Diretrizes: Missão, Visão e Valores ➡ Objetivos estratégicos ➡ Iniciativas estratégicas ➡ Indicadores e metas ➡ Planos de ações (estratégias) ➡ Monitoramento, controle e feedback.

Aplicando essas etapas de forma analisada e estruturada com o auxílio de quem é expert no assunto, a empresa ficará fortalecida e estará mais perto de alcançar o alto patamar de organização e resultados que todo gestor almeja!

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Modelos de gestão: o que são e quais são os tipos

Os modelos de gestão ajudam as empresas a definirem suas estratégias para otimizar a gestão dos negócios e alcançar melhores resultados. Eles, portanto, são fundamentais para o crescimento das organizações.

Existem vários modelos que podem ser seguidos. Por isso, muitas empresas encontram dificuldades para definir qual metodologia implementar. Caso esse seja o seu caso, este conteúdo foi feito para você. Neste post vamos abordar sobre os principais métodos existentes e iremos fornecer dicas que vão te ajudar a escolher o melhor método para sua empresa. Boa leitura.

 

O que são os modelos de gestão?

Trata-se de um conjunto de estratégias estabelecidas para conduzir a gestão de um negócio, que irão contribuir para o alcance dos resultados pretendidos pelas empresas. Consideram-se os recursos financeiros, humanos e materiais disponíveis para escolher a melhor metodologia a seguir.

 

Quais os principais tipos?

Existem diversos tipos de modelos de gestão e cada metodologia apresenta características específicas. Ao conhecer sobre alguns métodos, você vai ter mais segurança na escolha daquele que melhor pode se adequar ao seu negócio. Entre os principais tipos existentes estão:

 

  • Gestão meritocrática: os colaboradores são avaliados pela performance individual. Isso fornece estímulo ao desenvolvimento profissional de cada profissional. Por outro lado, esse método pode estimular um ambiente altamente competitivo e prejudicar os resultados de todo o time;
  • Gestão democrática: também conhecida como participativa, essa metodologia considera a opinião dos funcionários na tomada de decisão. Por isso, tende a proporcionar mais engajamento entre os profissionais. Por outro lado, pode haver divergências de opiniões e atritos na equipe;
  • Gestão com foco em processos: a metodologia foca na realização de atividades com a melhor execução possível. Por isso, todas as etapas são analisadas e bem estruturadas. Esse método apresenta a vantagem de reduzir o número de erros. No entanto, os gestores devem se atentar para que as atividades não sejam muito lentas e burocráticas.

 

Modelos de Gestão

 

Qual a melhor metodologia para o seu negócio?

Não há uma resposta exata para essa pergunta. Isso porque, a definição da melhor metodologia varia conforme a necessidade do seu negócio. Primeiramente, é importante considerar os aspectos internos da sua empresa. Nesse contexto enquadram-se a realidade financeira, os recursos humanos, a disponibilidade de ferramentas tecnológicas, a estrutura organizacional etc.

Também é importante levar em consideração as características do seu negócio e o perfil do seu público. Ao atentar-se a essas questões, torna-se possível otimizar a imagem da marca e ganhar espaço no mercado.

Os modelos de gestão ajudam as empresas a serem mais produtivas em seus processos e alcançarem melhores resultados. Nesse contexto é importante conhecer as metodologias existentes, pois esse entendimento vai te ajudar a implementar o método que melhor atenda às necessidades do seu negócio.

 

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O poder da ISO 9001

O poder da ISO 9001 (não apenas para certificação)

A norma ISO 9001 é um excelente modelo de gestão, cujos requisitos podem ser implementados por toda e qualquer empresa. Mesmo para aquelas que não tenham a pretensão de buscar uma certificação, implementar esses requisitos parcial ou na sua totalidade pode trazer melhoria da qualidade e também melhoria na eficiência dos processos. Implementar a norma trará no mínimo mais organização e controle.

Falaremos sobre 6 importantes aspectos que a norma aborda e que todo negócio deveria cuidar. Os termos explorados aqui podem não coincidir com aqueles mencionados pela norma, mas a versão original da NBR ISO 9001 pode ser encontrada aqui: https://www.abntcatalogo.com.br/.

 

Análise de cenários
Um dos primeiros itens da norma trata de como devemos nos preocupar para levantar e analisar questões internas e externas que podem afetar o propósito e direcionamento da organização. Questões internas podem se referir à tecnologia empregada, pessoas, estrutura, processos internos, etc. Questões externas referem-se à economia, política, legislação e tudo mais que vem do meio externo. Tanto as questões positivas (pontos fortes), quanto questões negativas (pontos fracos) devem ser analisadas. Tudo isso se assemelha a uma matriz de SWOT usada muitas vezes no desenvolvimento de um planejamento estratégico.

 

Ações para abordar riscos e oportunidades
Neste quesito da norma, que está diretamente relacionado ao da análise de cenários, o que se deverá levar em conta é o que será feito para maximizar as questões positivas ou minimizar os impactos das questões negativas levantadas anteriormente. De novo, isso tem a ver com planejamento estratégico. Que toda organização deve possuir, certo?

 

Processos
A norma trata processos como uma questão chave e não poderia ser diferente. Toda empresa é composta por processos e estes processos precisam estar determinados, com suas relações e recursos necessários muito claros. Responsabilidades também precisam estar definidas e esses processos precisam ser monitorados, devendo serem melhorados constantemente. Para uma organização que quer se tornar cada vez mais eficiente, isso é fundamental.

 

Fluxo de Processo

 

Competência das pessoas
Segundo Deming, “a maioria dos problemas não estão nas pessoas e sim nos processos”. Entretanto, sem pessoas dificilmente (ainda) não conseguiremos operar e gerenciar 100% dos processos. E não podem ser quaisquer pessoas. É preciso definir competências a serem respeitadas para cada um dos cargos. Se as pessoas não possuem as competências desejadas precisamos prepará-las adequadamente. Toda empresa para obter sucesso precisa possuir um bom produto ou serviço, processos bem estabelecidos e pessoas. Precisamos cuidar destas últimas para extrairmos o melhor delas.

 

Análise e avaliação de dados e informações
Não se deve tomar decisões com base na sorte. Os processos quando monitorados nos trarão informações e as medições em conjunto nos permitirão analisar melhor a situação e os fatos e sermos mais assertivos no estabelecimento de ações de melhoria. Você já deve ter escutado: “não se pode gerenciar o que não se mede”.

 

Indicadores

 

Tratamento de não conformidades
Não conformidade, segundo a norma, é o não atendimento a um requisito qualquer. Não conformidade é um problema, é uma anomalia, é algo que foge daquilo que pretendemos. Devemos eliminar as causas das não conformidades com o propósito de que elas não voltem a ocorrer. Será que não faz sentido eliminarmos aquilo que nos prejudica?

 

Esses são apenas alguns temas dentre outros superimportantes que toda empresa como mencionado deve cuidar. Por isso, por que não tomar as recomendações da norma, implementá-la ou criar o seu próprio modelo? Pense nisso, invista na gestão da sua empresa, extraindo tudo de bom que esta norma pode oferecer. Apenas uma ressalva: implemente de verdade!

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OKRs Poderosos

OKRS PODEROSOS

Antes de começarmos a falar sobre OKRs poderosos vamos primeiro relembrar o que são OKRs.

OKR é uma metodologia, um pensamento de gestão. Ele tem como principal propósito proporcionar um pensamento disciplinado. Um forte engajamento, um alto nível de comprometimento de todos com vistas a atingir objetivos em comum.

Quando nos referimos a OKR estamos na verdade nos referindo a Objetivos (O) e KR (Key Results, ou Resultados Chaves). Podem ser utilizados por qualquer empresa de qualquer porte ou segmento. Pode ser utilizado, inclusive, para conquistas pessoais. OKR é para todos!

 

Como definir OKRs?

Para criar um OKR pense no seguinte: O “O” é para onde eu vou. É o objetivo que se pretende conquistar. Você não trabalha esse objetivo sozinho e nem vai saber se conquistou por inferência. O objetivo será medido por um conjunto de resultados que são os KRs. Então, de maneira simples: o objetivo é o que queremos alcançar, para onde eu, minha organização, o time, etc. vai. Os resultados chaves indicam como medir o progresso em relação a esse objetivo. Ou seja, se estou chegando lá, se já cheguei ou estou muito distante.

 

E como criar OKRs poderosos?

Para começar bem, objetivos devem ser inspiradores, por exemplo: “conquistar a extrema e magnânima confiança dos nossos clientes”. É isso mesmo, use a imaginação. Já o KR deve ser mensurável (obrigatoriamente) e de preferência deve-se partir de um número, de um referencial, para outro. Por exemplo: elevar o nível de satisfação dos clientes de 65% para 95%.

Com base no que comentamos e recapitulando, o objetivo é onde queremos chegar: conquista da extrema confiança dos clientes. O KR vai indicar se conseguiu-se atingir este objetivo, que no exemplo seria atingir um nível de satisfação acima de 95%. Ou seja, existe alinhamento.

Para definir objetivos poderosos nós precisamos de uma declaração que seja inspiracional, mas que possa ser atingida dentro de um universo de tempo, isso é importante. Nunca esqueça disso, pois pode gerar desmotivação. Outro ponto importante é que todos devem ser capazes de entender o objetivo, que deve ser o mais claro possível.

Depois de criados os poderosos objetivos, chega o momento de definir os KRs poderosos. Já dissemos que eles precisam ser mensuráveis, precisam ser compostos por números. Podem ser ambiciosos, mas cuidado de novo. Eles precisam ser possíveis de serem alcançados. E aqui vale um ponto a se considerar: possivelmente ações serão necessárias para atingir os OKRs. É o que chamamos de iniciativas e a gente fala mais sobre isso já.

Com objetivos e resultados chaves claros e bem definidos fica mais fácil de promover o engajamento e comprometimento de todos os envolvidos com os principais propósitos da organização.

Vale considerar também que OKR é diferente de KPI. A gente detalha sobre isso em outro momento, mas apenas à título de introdução, KPI tem a ver normalmente com algo que precisa ser apenas monitorado ou que talvez já faça parte da rotina. OKR é algo que se pretende conquistar, é algo a mais.

 

Depois de definir OKR, não esqueça das Iniciativas

Para finalizar e complementar o jogo, existem as iniciativas que nada mais são do que uma ou um conjunto de ações que indicarão o precisamos fazer para chegar lá.

OKRs Poderosos

Resumindo: O objetivo é o que se quer alcançar, o KR é o como eu saberei se cheguei lá e as iniciativas o que eu preciso fazer para chegar lá.

 

Tenha OKRs poderosos e chegue lá mais fácil!

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Como padronizar processos na empresa

Antes mesmo de começarmos a falar sobre como padronizar os processos da empresa é preciso entender o que é um processo. De maneira simples, um processo é um conjunto de atividades devidamente interligadas que tem o propósito de transformar entradas em saídas. Ou seja, transformam algo em alguma coisa. Pode parecer besteira, mas é isso mesmo. Entenda-se como entradas as informações, documentos, determinadas matérias primas, etc. Estas entradas quando transformadas/processadas através de um conjunto de atividades tornar-se-ão produtos, um serviço prestado, um documento diferente…e por aí vai.

 

Benefícios da padronização

Toda empresa é constituída por vários processos. E cada processo pode ter uma ou mais pessoas envolvidas. Conhecer bem os processos e padronizar esses processos traz uma série de benefícios para a empresa. Dentre outros, podemos citar: melhorar a comunicação interna, definir os papéis e responsabilidades da equipe, garantir que os produtos ou serviços sejam entregues da mesma maneira.

Padronizar processos é essencial para toda organização que deseja se tornar mais organizada e controlada, o que pode gerar maior lucratividade. Sem contar que durante a padronização dos processos é possível perceber várias oportunidades de melhoria.

 

Formas de padronizar

Mas, como padronizar os processos? Existem algumas formas e aqui vamos comentar sobre duas delas. A primeira é através simplesmente dos mapas ou fluxogramas de processo. Já a segunda através de procedimentos documentados, também conhecidos como POP (procedimento operacional padrão) ou instruções de trabalho. Vale notar que é possível mesclar as duas formas.

Uma recomendação antes de começar a padronizar os processos da empresa é definir quais processos serão padronizados. Para isso, uma simples lista pode ser providenciada ou que é muito comum é a elaboração de um macrofluxo de processos contendo os principais processos do negócio e como estão interligados.

Macroprocesso

Processos podem ser explodidos em subprocessos. Por exemplo, para o processo comercial poderíamos ter um subprocesso definido como “orçamento” e outro como “venda”.

Definidos os processos é o momento de fato de iniciar a padronização. Se a opção é realizar a coisa de forma mais gráfica e visual usaremos os fluxogramas que são compostos por símbolos que irão representar as atividades, o início e fim do processo, possibilidades de caminhos a serem seguidos. Para desenhar cada processo é importante reunir as pessoas ou parte delas que realmente realizam as atividades. É preciso ouvi-las e entender suas considerações. Quando há divergências ou pessoas realizam atividades de forma diferente é preciso se chegar a um consenso.

 

mapa-de-processo

 

Uma outra forma de padronizar processos é através do detalhamento em texto das atividades. É escrever o passo a passo de como determinado processo funciona.

 

Organize e treine os envolvidos

Depois de padronizar é possível, além de um título, codificar os documentos prontos e armazená-los eletrônica ou fisicamente em local apropriado. E não se deve esquecer que todas as pessoas precisam ser treinadas e os documentos finalizados estarem disponíveis para consulta.

Padronizar processos é garantir a uniformidade daquilo que é ofertado e como é ofertado para os clientes. É aumentar a satisfação destes e garantir muito mais controle interno. Padronize os processos e fortaleça os resultados do negócio.

Para conhecer mais sobre padronização e gestão de processos, acesse https://rrcgestao.com.br/melhoria-de-processos/. Também é possível se aprofundar mais no tema processos em https://www.abpmp-br.org/educacao/bpm-cbok/.

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Selo de certificação ISO 9001

Como implantar a norma ISO 9001

A norma ISO 9001 é a norma de gestão mais adotada em todo o mundo. Ela pode ser aplicada por qualquer tipo organização, independentemente de seu porte e segmento. Quando bem implementada e seguida, pode trazer inúmeros benefícios para a empresa o que inclui processos melhores estabelecidos e seguidos, tomada de decisões mais assertivas, aumento da satisfação dos clientes, dentre uma série de outras. A adoção desta norma é uma decisão estratégica da alta administração e inclui alguns passos:

Passo 01: Conhecer e interpretar
Em primeiro lugar é preciso conhecer e saber interpretar os requisitos dessa norma. A norma ISO 9001 é uma norma internacional, escrita originalmente no idioma inglês e traduzida para centenas de países. No Brasil a ABNT (Associação Brasileira de Normas Técnicas) é a representante da ISO – International Organization for Standardization e fica responsável por essa tradução. Importante frisar que a norma passa por revisões de tempos em tempos e é necessário estar atento à revisão mais atual da norma vigente. No momento em que este artigo é escrito a norma encontra-se na versão 2015. Para ajudar na interpretação dos requisitos existe a oferta de vários cursos presenciais e online no mercado, além de inúmeros vídeos no youtube, artigos e livros que podem ajudar nessa tarefa.

Passo 02: Realizar uma análise de aderência
Conhecendo-se os requisitos da norma o próximo passo é verificar quais práticas da organização já atendem pelo menos alguns requisitos da norma. A norma ISO 9001 é uma norma que reúne boas práticas de gestão e por isso em muitos casos as empresas já possuem determinadas rotinas adequadas e aderentes aos requisitos da norma. Aqui, é o momento de deixar bem claro que a norma não estabelece como deve ser feito e sim, o que deve ser feito em termos de requisitos.

Passo 03: Planejar a implantação dos requisitos
Conhecendo-se a norma e tendo realizado a análise de aderência chegou a hora de planejar como as exigências da norma serão atendidas. Em alguns casos pode ser necessário apenas adequar algumas práticas, mas como cada um dos itens da norma será cumprido precisa ser determinado. Uma dica é elaborar uma tabela que contenha para cada item e subitem da norma se este é atendido, como é atendido e/ou que é preciso para atende-lo, ou seja qual ação precisa ser implementada para estar conforme com os requisitos da norma. Definidas as ações, não se pode esquecer de estabelecer prazos e responsáveis pela execução dessas ações.

Passo 04: Acompanhar
Com o plano de ação em mãos é importante definir quem irá acompanhar e validar cada uma das ações definidas. Medir o avanço de conclusão através de percentuais e gráficos é uma excelente boa prática e ajuda muito a todos da organização a entender o andamento do projeto. Em algumas empresas um líder ou uma comissão para realizar a gestão desse projeto de implantação da ISO 9001 é determinado.

Passo 05: Avaliações parciais e auditoria interna
Recomenda-se que algumas avaliações parciais da implantação sejam realizadas em alguns momentos. Duas dessas avaliações parciais são suficientes quando cerca de 30 e 70% do projeto esteja concluído. Pode ser usada a mesma tabela do passo 03 para esse propósito. Por fim, virá um item mandatório da norma que precisa ser executado. Trata-se da auditoria interna que, segundo a ISO 9001, deve ser realizada a intervalos planejados (e precisa anteceder uma auditoria de certificação).

Passo 06: Ajustes e avaliação final
Passada a auditoria interna é hora de analisar e avaliar a necessidade de ações corretivas e/ou de melhorias para garantir o pleno funcionamento do sistema.

Pronto! O sistema de gestão da qualidade está implementado e agora precisa ser mantido. Caso a organização deseje obter uma certificação e reconhecimento internacional pode buscar uma certificadora para tal propósito.

Em tempo e antes de encerrar, vale colocar duas questões muito, mas muito importantes. Uma diz respeito à disseminação constante da cultura da qualidade e da importância da ISO 9001 para todos os colaboradores da empresa. A outra é com relação a se é possível implementar a norma sem a ajuda de uma consultoria. A resposta é sim, é possível. Entretanto, o esforço dispendido será muito maior e o fato de pouco conhecimento inicial por quem está começando com a ISO 9001 pode comprometer a interpretação correta de determinados requisitos, cometer erros na implantação e por conseguinte não alcançar a certificação, quando este for o propósito.

Bem, são muitos os benefícios da norma e sua implantação é possível para qualquer tipo de organização. Implante a ISO 9001 e obtenha diferencial competitivo!

Se quiser saber mais sobre como implementar a norma ou precisar de ajuda, acesse https://rrcgestao.com.br/implantacao-iso-9001.

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