A norma ISO 9001 é a norma de gestão mais adotada em todo o mundo. Ela pode ser aplicada por qualquer tipo organização, independentemente de seu porte e segmento. Quando bem implementada e seguida, pode trazer inúmeros benefícios para a empresa o que inclui processos melhores estabelecidos e seguidos, tomada de decisões mais assertivas, aumento da satisfação dos clientes, dentre uma série de outras. A adoção desta norma é uma decisão estratégica da alta administração e inclui alguns passos:

Passo 01: Conhecer e interpretar
Em primeiro lugar é preciso conhecer e saber interpretar os requisitos dessa norma. A norma ISO 9001 é uma norma internacional, escrita originalmente no idioma inglês e traduzida para centenas de países. No Brasil a ABNT (Associação Brasileira de Normas Técnicas) é a representante da ISO – International Organization for Standardization e fica responsável por essa tradução. Importante frisar que a norma passa por revisões de tempos em tempos e é necessário estar atento à revisão mais atual da norma vigente. No momento em que este artigo é escrito a norma encontra-se na versão 2015. Para ajudar na interpretação dos requisitos existe a oferta de vários cursos presenciais e online no mercado, além de inúmeros vídeos no youtube, artigos e livros que podem ajudar nessa tarefa.

Passo 02: Realizar uma análise de aderência
Conhecendo-se os requisitos da norma o próximo passo é verificar quais práticas da organização já atendem pelo menos alguns requisitos da norma. A norma ISO 9001 é uma norma que reúne boas práticas de gestão e por isso em muitos casos as empresas já possuem determinadas rotinas adequadas e aderentes aos requisitos da norma. Aqui, é o momento de deixar bem claro que a norma não estabelece como deve ser feito e sim, o que deve ser feito em termos de requisitos.

Passo 03: Planejar a implantação dos requisitos
Conhecendo-se a norma e tendo realizado a análise de aderência chegou a hora de planejar como as exigências da norma serão atendidas. Em alguns casos pode ser necessário apenas adequar algumas práticas, mas como cada um dos itens da norma será cumprido precisa ser determinado. Uma dica é elaborar uma tabela que contenha para cada item e subitem da norma se este é atendido, como é atendido e/ou que é preciso para atende-lo, ou seja qual ação precisa ser implementada para estar conforme com os requisitos da norma. Definidas as ações, não se pode esquecer de estabelecer prazos e responsáveis pela execução dessas ações.

Passo 04: Acompanhar
Com o plano de ação em mãos é importante definir quem irá acompanhar e validar cada uma das ações definidas. Medir o avanço de conclusão através de percentuais e gráficos é uma excelente boa prática e ajuda muito a todos da organização a entender o andamento do projeto. Em algumas empresas um líder ou uma comissão para realizar a gestão desse projeto de implantação da ISO 9001 é determinado.

Passo 05: Avaliações parciais e auditoria interna
Recomenda-se que algumas avaliações parciais da implantação sejam realizadas em alguns momentos. Duas dessas avaliações parciais são suficientes quando cerca de 30 e 70% do projeto esteja concluído. Pode ser usada a mesma tabela do passo 03 para esse propósito. Por fim, virá um item mandatório da norma que precisa ser executado. Trata-se da auditoria interna que, segundo a ISO 9001, deve ser realizada a intervalos planejados (e precisa anteceder uma auditoria de certificação).

Passo 06: Ajustes e avaliação final
Passada a auditoria interna é hora de analisar e avaliar a necessidade de ações corretivas e/ou de melhorias para garantir o pleno funcionamento do sistema.

Pronto! O sistema de gestão da qualidade está implementado e agora precisa ser mantido. Caso a organização deseje obter uma certificação e reconhecimento internacional pode buscar uma certificadora para tal propósito.

Em tempo e antes de encerrar, vale colocar duas questões muito, mas muito importantes. Uma diz respeito à disseminação constante da cultura da qualidade e da importância da ISO 9001 para todos os colaboradores da empresa. A outra é com relação a se é possível implementar a norma sem a ajuda de uma consultoria. A resposta é sim, é possível. Entretanto, o esforço dispendido será muito maior e o fato de pouco conhecimento inicial por quem está começando com a ISO 9001 pode comprometer a interpretação correta de determinados requisitos, cometer erros na implantação e por conseguinte não alcançar a certificação, quando este for o propósito.

Bem, são muitos os benefícios da norma e sua implantação é possível para qualquer tipo de organização. Implante a ISO 9001 e obtenha diferencial competitivo!

Se quiser saber mais sobre como implementar a norma ou precisar de ajuda, acesse https://rrcgestao.com.br/implantacao-iso-9001.

Se você não sabe para onde quer ir, qualquer caminho serve. Talvez você já deva ter escutado esta frase. Se não, pesquise sobre a fábula “Alice no País das Maravilhas” e entenderá. Pode parecer ficção, mas não é.

Como uma organização que almeja sucesso precisa ter seu pensamento pautado no que quer atingir, ou seja onde quer chegar, a primeira frase deste texto não pode se aplicar a ela, ou seja, onde se quer chegar precisa estar claro. Por isso, definir objetivos a serem conquistados e estabelecer as ações que precisam ser executadas para conquistar esses objetivos é fundamental para toda e qualquer empresa, toda mesmo. Toda organização deveria ter como prioridade a estruturação e acompanhamento de um planejamento estratégico.

A elaboração de um plano estratégico envolve alguns passos que normalmente e de maneira bastante simplificada podem estar divididas como abaixo:

Definição de Contexto
Tradicionalmente aqui são estabelecidas a missão, a visão e os valores da empresa. E muitas organizações comentem grandes erros já nesta etapa. Por quê? Porque estabelecem essas questões não de forma séria e pensando realmente nos seus propósitos, mas por vezes apenas para se mostrarem para o mercado. Vale reforçar aqui a importância, principalmente, do conceito de “visão” que é para onde as estratégias/objetivos da empresa quando definidos mais na frente deverão estar apontando.

Análise de Cenários
Nesta etapa são analisados os famosos pontos fortes e fracos da organização (cenário interno) e as oportunidades e ameaças que estão lá do lado de fora (cenário externo). Definir bem estes cenários é importante, pois as questões levantadas serão levadas em consideração também na concepção das estratégicas da empresa. Em alguns casos nesta etapa são usadas ferramentas como a famosa Matriz de SWOT e a Análise PESTEL.

Definição de Estratégias e Plano de Ação
Considerando onde se quer chegar (visão) e as questões internas e externas, aqui serão pensadas e definidas as melhores ações para concretizar esta visão. Prazos e responsáveis não podem ser esquecidos e essas ações devem ser minuciosamente implementadas e acompanhadas. Um mapa (gráfico) estratégico costuma ser construído nesta etapa.

Definição de Indicadores de Acompanhamento
Aqui são estabelecidos metas e indicadores que permitirão avaliar se os objetivos estratégicos estão sendo atingidos. Se os objetivos estão realmente alinhados com a visão, os indicadores também sinalizarão se a visão será alcançada.

Não são muitas etapas, mas tudo deve ser bem analisado e estruturado.

O planejamento estratégico está completamente alinhado ao CICLO PDCA. Por isso, não é uma coisa que se estabelece, cria-se um documento e para por aí. As análises de objetivos a serem conquistados, análises de cenários e definição de ações são apenas o primeiro passo (P: plan – planejar). Executar as estratégias e ações da melhor maneira possível (D: do – executar) são fundamentais para concretização dos objetivos, claro desde que essas ações tenham sido definidas de forma correta. De maneira periódica e comumente a cada três meses os resultados dos indicadores e cumprimento das ações devem ser analisados (C: check – checar). Após as análises, ajustes e correções podem ser realizadas nas estratégias e ações (A: action – agir).

Como um ciclo constante, tudo deve se repetir e sempre se realizando os ajustes de percurso necessários, baseando-se em possíveis mudanças externas e internas. Assim a organização vai garantindo de forma muito mais estruturada o alcance dos resultados pretendidos. Vale reforçar que além da aplicação da metodologia do planejamento estratégico, deve ser trabalhada internamente e fortemente a cultura do “pensamento estratégico”. Atividades, projetos e processos devem estar alinhados a esse pensamento/conhecimento estratégico para que tudo convirja nos resultados pretendidos.

Implemente o Planejamento e o Pensamento Estratégico e assim, Fortaleça o Negócio!

O número de certificados ISO 9001 emitidos no país voltou a crescer. É o que apontam os dados fornecidos pelo Certifiq, sistema de gerenciamento de certificados, desenvolvido pelo Inmetro. Esse sistema visa disponibilizar à sociedade em geral, de modo eficiente, transparente e centralizado, informações dos certificados emitidos no Brasil por organismos de certificação acreditados pelo Inmetro. Dizem respeito aos sistemas de gestão da qualidade (ISO 9001) e gestão ambiental (ISO 14001).

No Brasil, no momento em que este artigo é escrito (dezembro/2021) são cerca de mais de 12.500 certificados válidos apontados pelo sistema do Inmetro.

E por que é importante conquistar uma certificação e os números continuam crescendo? Muito mais do que reconhecimento internacional a adoção de um sistema de gestão da qualidade é uma decisão estratégica para uma organização, que pode ajudar a melhorar seu desempenho. Quando implementada e mantida de forma adequada pode trazer grandes benefícios como:

• Melhoria da satisfação dos clientes;
• Aumento da organização e controle interno;
• Mais facilidade na tomada de decisão;
• Maior credibilidade no mercado;
• Redução de custos e desperdícios;
• Prevenção de riscos;
• E muito mais…

Vale reforçar que qualquer organização, independentemente de seu porte ou segmento pode implementar os requisitos da ISO 9001 e pleitear a certificação internacional de seu Sistema de Gestão da Qualidade.

Fonte: Inmetro

A ISO (International Organization for Standardization ou em tradução para o português, Organização Internacional de Normalização) neste ano de 2021 realizou uma análise da norma de gestão da qualidade mais adotada no mundo todo – a ISO 9001.

Todas as normas da ISO passam por uma análise de seu conteúdo a cada 5 anos para verificar se atualizações são necessárias e com a norma ISO 9001 isso não é diferente. Isto é realizado para garantir que o que se encontra estabelecido na norma permanece adequado.

Para chegarem à conclusão que a versão mais atual da norma, a versão 2015, continua atendendo ao pretendido, comitês e subcomitês específicos da ISO realizaram discussões internas e pesquisas com usuários da ISO 9001.

Assim, a norma que especifica requisitos para um sistema de gestão da qualidade quando uma organização a) precisa demonstrar sua capacidade de fornecer produtos e serviços de forma consistente que atendam ao cliente e aos requisitos legais e regulamentares aplicáveis, e b) visa aumentar a satisfação do cliente não sofrerá alterações breves.

Vale ressaltar que qualquer organização, independentemente de seu porte ou segmento, pode implementar os requisitos da ISO 9001 e buscar a certificação de seu sistema de gestão da qualidade.

Fonte: https://www.iso.org/news/ref2685.html

Com foco no alcance de objetivos da organização, o OKR é uma metodologia de gestão que vem sendo bastante utilizada por cada vez mais empresas, como no caso do Google. Devido a isso, muitos administradores e gestores estão buscando aplicar este método em seus negócios, porém algumas vezes sem conhecer muito bem esta metodologia, o que pode levar a práticas ineficientes e sem muitos benefícios para a empresa. Enquanto que o OKR bem utilizado traz diversos ganhos para as organizações e para as equipes que a compõem.

Mas como fazer a aplicação correta dessa metodologia? Primeiro, é preciso entender o significado real da sigla OKR: objetivos e resultados chaves (do inglês objectives and key results). Também é preciso conhecer antes muito bem a missão e visão da empresa para que os objetivos possam ser traçados de maneira precisa, pois são eles que guiarão toda equipe de colaboradores para alcançar os resultados desejados. Muito importante se perguntar (como empresa): “para onde eu quero ir?”. Após responder a esta pergunta é fundamental definir objetivos claros e não confundi-los com tarefas, ou seja, objetivos qualitativos, motivadores, inspiradores e principalmente ambiciosos.

Com os objetivos traçados e todos seguindo na mesma direção, o segundo passo é definir os resultados chaves (ou KR’s) que precisam ser desafiadores e quantitativos para medir bem o progresso da organização. Como boa prática devem ser definidos de 2 a 5 KR’s para cada objetivo a alcançar e tarefas devem ser estabelecidas pelas próprias equipes, com o intuito de alcançar os resultados desejados. Com o OKR a empresa deixa de gerir tarefas e passa a gerir resultados.

Importante notar também a necessidade de acompanhar os OKR’s em ciclos. Os três ciclos principais são: o anual, o trimestral e o semanal (essa frequência pode mudar de empresa para empresa, mas tende a seguir esse padrão).

Para conquistar a melhoria desejada não basta aplicar o OKR de qualquer maneira e esperar efeitos surpreendentes. É preciso entender muito bem cada uma das etapas desse método e como aplicá-las de forma efetiva na organização. Assim, os resultados colhidos serão os desejados. Mudança de cultura também é necessário.

Produção enxuta, ISO 9001, gerenciamento por processos, controle estatístico, BSC, seis sigma, programa 5S e tantas e tantas outras filosofias e ferramentas da qualidade. Tudo verdadeiramente muito bom, mas afinal o que é melhor para a sua empresa, o que traz resultados mais satisfatórios? Depende.

Certamente não há isso ou aquilo que seja garantia de sucesso e não só porque dependerá de quem estará envolvido com a implantação, mas muito também porque cada empresa é uma empresa única – as pessoas da empresa são únicas, o porte das empresas varia bastante, assim como o público ao qual elas atendem. Não é porque deu certo na empresa ao lado, que dará na minha. Portanto, não há fórmula pronta, não há fórmula mágica.

Existe muita coisa boa, que se bem estruturada e aplicada pode ajudar muita empresa. E esqueça que é preciso investir enormes valores, pois existem muitas ferramentas e práticas simples de implementar e altamente eficazes. Também não estou falando em se apegar a aplicar uma ferramenta ou uma filosofia exatamente como ela é ou porque você leu num livro ou artigo que ela é boa. Reflita com aquilo que você sabe da sua empresa e adapte se necessário. Outra dica é buscar um pouco daqui e dali e criar o seu próprio sistema ou filosofia de trabalho.

O que é importante é que qualquer coisa que seja implementada deve trazer benefícios. E esses benefícios devem estar relacionados com pelo menos uma dessas três frentes: aumento da eficiência, melhoria da eficácia ou agregação de valor ao produto ou serviço, porque são elas que farão com que os resultados sejam melhor alcançados.

Vou dar um exemplo: conheci uma empresa onde basicamente se aplicavam alguns dos requisitos da ISO 9001, existia um bom planejamento estratégico, o foco das pessoas estava sempre em eliminar desperdícios e otimizar os processos, se praticava muito KAIZEN e aliado a isso, existia muito engajamento dos colaboradores. Era bonito de se ver e os resultados melhoravam a cada dia.

Por fim, uma consideração bastante pessoal. Não sou adepto de burocracia e sim de coisas simples e práticas, desde que eficazes. Mais uma vez: esqueça as fórmulas prontas. Faça uma reflexão do que pode ser melhorado, avalie as melhores formas de alcançar os resultados, planeje bem, engaje as pessoas e execute. Com o tempo, reveja o que foi feito e refaça ou ajuste se necessário, tudo sempre em equipe. Os resultados virão.

Sorte e sucesso!

Romero Lincoln

Neste curto artigo pretendo citar 3 simples ferramentas/metodolgias que ao meu ver são altamente eficazes e devem estar presentes no dia a dia de qualquer organização, independentemente do seu porte. Importante citar que não requerem nenhum recurso financeiro na sua aplicação. Não me deterei aqui a detalhá-las e sim apenas comentar, visto que existe uma infinidade de textos e artigos na internet com este propósito. Meu objetivo aqui é apenas fazer com que aqueles que ainda não as conheçam venham a se interessar pelo assunto.

Em primeiro lugar justifico a minha escolha destas ferramentas pela simplicidade, coisa que prego bastante quando instruo as pessoas a fazerem uso de ferramentas de gestão, principalmente quando estão começando. Tento sempre desmistificar o pensamento de que implantar um eficaz sistema de gestão demanda altos investimentos e conhecimentos.

Bem…vamos ao que interessa:

Ciclo PDCA: esta metodologia, possível de ser implementada em tudo que você possa imaginar determina um roteiro a ser seguido para que o sucesso de um projeto, atividade, processo, etc. possa ser alcançado, basta para isso seguir os passos do planejar, executar, checar e agir.

Plano de Ação: com esta ferramenta é possível estabelecer atividades, prazos e responsáveis para atendimento a de determinado objetivo. Também conhecido com 5W2H é uma das primeiras ferramentas de gestão que deve ser utilizada com frequência nas organizações. Com ela fica fácil de acompanhar os projetos.

5 Porquês: em toda organização existem problemas e acredite é melhor que você os conheça. A questão é que os problemas precisam ser resolvidos e quanto mais problemas você tenha e resolva, é lógico, mais sua empresa irá evoluir. Uma excelente e simples alternativa para resolver problemas é aplicar a técnica de questionar “porquê” 5 vezes, começando pelo porquê do problema e dando sequencia as respostas. Não é complicado.

É sempre importante começar, por isso pesquise mais sobre o assunto e tenha em mente que evoluir um pouco é sempre melhor do que não evoluir.

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Os valores de uma empresa são as crenças, princípios e atitudes, que além de estarem alinhados com a visão e missão devem fazer parte das práticas e atividades rotineiras da organização. Os valores estabelecidos devem ser simples, coerentes com a cultura da organização, definidos de forma honesta e sem preocupação com modismos. Devem ser compreendidos por todas as partes interessadas, como clientes, acionistas e fornecedores, mas principalmente por todos os profissionais que fazem parte da empresa.

Porém, mais importante do que estabelecer os valores é fazer com que os mesmos sejam praticados. Eles devem ser provocados e estimulados e os gestores devem evidenciá-los nos seus atos. Incoerências e atitudes inadequadas devem ser combatidas.

Vale a pena refletir que se é apenas para constar num pedaço de papel ou quadro na parede não há sentido algum em se investir tempo na definição dos valores, pois como tenho lido e visto por aí, estes não devem ser puramente uma “obra de ficção”.

Por Romero Lincoln

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Autor: Romero Lincoln